Tài chính mặt bằng đơn đối tượng thu phí (căn hộ)
Dưới đây là chi tiết các bước trong quy trình quản lý đăng ký phương tiện và thu phí, được viết lại một cách cụ thể, rõ ràng và có cấu trúc dựa trên yêu cầu của bạn:
Bước 1: Đăng ký phương tiện và dịch vụ (Cư dân & BQL)
Quá trình này bao gồm việc đăng ký thông tin xe, phát hành thẻ và đăng ký gói dịch vụ vé tháng.
* Đăng ký thông tin và cấp thẻ xe:
* Cư dân thao tác: Cư dân truy cập App Mobile để thực hiện đăng ký thông tin phương tiện, sau đó gửi yêu cầu đăng ký cấp thẻ cho phương tiện đó.
* BQL tiếp nhận và duyệt: Yêu cầu (ticket) của cư dân sẽ được gửi đến màn hình Chăm sóc cư dân trên Web BQL. BQL tiến hành kiểm tra và duyệt yêu cầu.
* Gán thẻ (Web BQL): Sau khi duyệt, BQL vào mục Quản lý thẻ, lấy một thẻ trắng (chưa sử dụng) từ trong kho hệ thống, sau đó thực hiện gán thẻ này cho phương tiện và dịch vụ xe vừa được duyệt của cư dân.
* Đăng ký gói vé tháng:
* Cư dân/BQL thao tác: Cư dân tiến hành đăng ký gói vé tháng qua App Mobile (hoặc BQL có thể hỗ trợ đăng ký hộ qua Web BQL).
* BQL duyệt và tự động tính phí: BQL tiếp nhận và duyệt yêu cầu đăng ký vé tháng. Lúc này, hệ thống dịch vụ vé sẽ tự động tính toán số tiền cần đóng dựa trên loại vé tháng tương ứng với phương tiện đã đăng ký.
Bước 2: Lựa chọn và thiết lập chính sách phí (Ban Quản Lý)
Thiết lập cấu hình thu phí để hệ thống có cơ sở tạo hóa đơn chính xác.
* Thiết lập chính sách phí: Trên Web BQL (Module Kế toán), bộ phận kế toán sẽ thiết lập đơn đối tượng thu phí và các chính sách phí cụ thể cho từng loại phương tiện.
* Đồng bộ với Bãi xe thông minh: Các cấu hình phí này sẽ được mặc định render sang Module Bãi xe thông minh (tại mục Cài đặt đỗ xe - lưu ý: chỉ áp dụng với option là loại vé tháng). BQL có thể custom, chỉnh sửa chi tiết các thông số để phù hợp với chính sách mong muốn.
* Cấu hình thời gian thu: Tại màn hình Cấu hình thu phí (Module Kế toán), BQL sẽ thiết lập thời gian/chu kỳ thu phí cụ thể cho các loại vé tháng.
Bước 3: Tạo hóa đơn và phiếu thu (Hệ thống tự động & BQL kiểm tra)
Dựa trên các thiết lập ở Bước 2, hệ thống sẽ thực hiện các nghiệp vụ tài chính.
* Hệ thống tự sinh hóa đơn: Tới chu kỳ thu phí, hệ thống tự động sinh ra các hóa đơn và tạo phiếu thu tương ứng cho từng căn hộ/phương tiện.
* BQL kiểm tra (Web BQL): BQL (Kế toán) có thể truy cập vào màn hình Hóa đơn hạch toán kế toán (Module Kế toán) để kiểm tra danh sách hóa đơn, và vào mục Quản lý thu chi để xem chi tiết các phiếu thu đã được hệ thống tạo.
Bước 4: Gửi thông báo phí (Ban Quản Lý & Hệ thống)
BQL rà soát lần cuối trước khi phát hành thông báo phí tới cư dân.
* Preview trước khi gửi: Tại màn hình Thông báo phí (thuộc mục Hạch toán kế toán trên Web BQL), BQL có thể xem trước (preview) nội dung thông báo, kiểm tra đối chiếu xem số tiền và loại phí đã chính xác chưa.
* Phát hành thông báo: Nếu thông tin đã chính xác, BQL click nút Gửi.
* Hệ thống phân phối: Hệ thống sẽ tự động đẩy thông báo (Push Notification/SMS/Email) đến chính xác các đối tượng (cư dân) cần đóng khoản phí đó.
Bước 5: Nhận thông báo và kiểm tra (Cư dân)
* Tiếp nhận thông tin: Cư dân sẽ nhận được thông báo về khoản phí mới trực tiếp trên điện thoại.
* Kiểm tra chi tiết: Cư dân mở App Mobile, truy cập vào màn hình Thông báo phí để xem chi tiết các khoản phí vé tháng phương tiện cần phải đóng trong kỳ này.
Bước 6: Nạp tiền và Thanh toán (Cư dân)
Cư dân tiến hành thanh toán khoản phí ngay trên nền tảng di động.
* Phương thức thanh toán: Cư dân có 2 lựa chọn thao tác trên App Mobile:
1. Nạp tiền vào ví điện tử nội bộ của App (nếu có) để hệ thống tự động trừ tiền thanh toán hóa đơn.
2. Thao tác chuyển tiền/thanh toán trực tiếp cho phiếu thu thông qua các cổng thanh toán tích hợp (chuyển khoản ngân hàng, ví Momo, VNPay,...).
Bước 7: Đối soát thanh toán (Ban Quản Lý)
Đảm bảo dòng tiền đã thực sự về tài khoản của dự án.
* Kiểm tra & Đối soát: Bộ phận Kế toán của BQL sẽ truy cập Web BQL để thực hiện kiểm tra, đối soát các khoản thanh toán cư dân vừa thực hiện trên App Mobile với dữ liệu dòng tiền thực tế báo về từ hệ thống Ngân hàng hoặc Ví điện tử.
* Xác nhận trạng thái: Khi dữ liệu khớp nhau, phiếu thu của cư dân sẽ được chuyển sang trạng thái "Đã thanh toán".
Bước 8: Báo cáo tổng hợp (Ban Quản Lý)
* Xem báo cáo: Ban quản lý và Ban lãnh đạo truy cập Web BQL để xem các báo cáo tổng hợp chi tiết theo thời gian thực về: Tình hình tài chính, các khoản đã thu, các khoản công nợ chưa thu (phí phương tiện trả chậm), và hiệu quả thu phí của từng kỳ. Nhờ đó, BQL dễ dàng nắm bắt được dòng tiền của dịch vụ bãi giữ xe.