CMS DemegoCMS Demego

Gạch nợ ban quản lý

LUỒNG GẠCH NỢ THỦ CÔNG (BẰNG TAY) TRÊN WEB BAN QUẢN LÝ

Đối với các giao dịch cư dân thanh toán nhưng hệ thống không thể tự động nhận diện (do chuyển khoản sai cú pháp nội dung, nộp tiền mặt trực tiếp, hoặc sai sót từ phía cổng thanh toán), Kế toán viên sẽ tiến hành rà soát tại phân hệ Kế toán & Tài chính $\rightarrow$ Quản lý dòng tiền $\rightarrow$ Giao dịch cư dân để xử lý gạch nợ thủ công.

Hệ thống cung cấp 3 phương thức gạch nợ bằng tay linh hoạt dưới đây:

PHƯƠNG THỨC 1: XỬ LÝ DUYỆT TỪNG GIAO DỊCH (HÀNH ĐỘNG ĐƠN LẺ)

Dài cho các trường hợp kiểm tra chi tiết từng giao dịch phát sinh lỗi hoặc xử lý trực tiếp tại quầy thu ngân.

  • Bước 1: Tại tab "Đang chờ", tìm đến dòng giao dịch của cư dân cần xử lý [image_4eda03.png]. Bấm vào biểu tượng Xem chi tiết (Hình con mắt 👁️) ở cuối dòng để mở thanh tiện ích kiểm tra nhanh ở cạnh phải màn hình [image_4eda02.jpg].

  • Bước 2: Cửa sổ bên phải hiển thị toàn bộ chứng từ liên quan bao gồm [image_4eda02.jpg]:

    • Mã giao dịch tạm giữ (Ví dụ: TXN-2026-0017).

    • Mã hóa đơn/phiếu thu hệ thống map dự kiến.

    • Số tiền thực nhận (Ví dụ: 3.900.000 đ).

  • Bước 3 – Phê duyệt: Kế toán viên kiểm tra số tiền khớp với tài khoản ngân hàng thực tế, tiến hành bấm nút "Xác nhận đã nhận tiền" (vùng khoanh đỏ ở góc dưới ảnh image_4eda02.jpg).

  • Kết quả: Hệ thống lập tức gạch nợ cho hóa đơn tương ứng, chuyển giao dịch từ tab Đang chờ sang tab "Đã thành công" và cập nhật nhãn xanh "Đã ghi nhận" [image_4eda00.jpg].

PHƯƠNG THỨC 2: GẠCH NỢ TRỰC TIẾP THEO DANH SÁCH MÃ CHUYỂN KHOẢN (MÃ CK)

Dành cho trường hợp kế toán có danh sách các mã giao dịch TXN thu thập từ nội dung sao kê của ngân hàng.

  • Bước 1: Tại thanh công cụ xử lý hàng loạt, nhấn vào nút "Dán mã CK" [image_4edca7.jpg].

  • Bước 2: Một hộp thoại popup "Gạch nợ / xóa theo danh sách mã CK" xuất hiện [image_4ed945.jpg].

  • Bước 3: Kế toán tiến hành sao chép (Copy) và dán (Paste) danh sách các mã giao dịch vào ô nhập liệu [image_4ed945.jpg]. Quy ước: Mỗi dòng nhập một mã giao dịch pending duy nhất (Ví dụ: TXN-2026-0001, TXN-2026-0002...) [image_4ed945.jpg].

  • Bước 4: Chọn hành động tác vụ phù hợp ở phía trên [image_4ed945.jpg]:

    • Ghi nhận thành công: Hệ thống quét toàn bộ mã TXN khớp trong danh sách và tự động chuyển đổi hàng loạt sang trạng thái hoàn tất thanh toán.

    • Xóa giao dịch: Loại bỏ các mã giao dịch rác khỏi hàng đợi.

  • Bước 5: Nhấn nút "Ghi nhận thành công" ở góc dưới bên phải để thực thi lệnh chạy tự động [image_4ed945.jpg].

PHƯƠNG THỨC 3: ĐỒNG BỘ GẠCH NỢ HÀNG LOẠT QUA FILE EXCEL SAO KÊ

Dành cho hoạt động đối soát định kỳ cuối ngày hoặc cuối tuần bằng cách kết xuất trực tiếp tệp sao kê từ dịch vụ Internet Banking của ngân hàng.

  • Bước 1: Tại thanh công cụ phía trên bảng dữ liệu, nhấp chuột chọn nút "Upload Excel" [image_4edca7.jpg].

  • Bước 2: Popup "Gạch nợ / xóa từ file Excel" hiển thị [image_4ed94b.jpg]. Người dùng kéo thả file hoặc bấm vào vùng trung tâm để chọn tệp tài liệu Excel chứa bảng dữ liệu giao dịch từ máy tính .xlsx, .xls, .csv [image_4ed94b.jpg].

  • Bước 3 – Khớp cột dữ liệu: Chọn cột tương ứng chứa nội dung chuyển khoản (Hệ thống sẽ tự động bóc tách chuỗi mã giao dịch TXN định sẵn trong chuỗi nội dung chuyển khoản của file ngân hàng) [image_4ed94b.jpg].

  • Bước 4 – Thực thi: Lựa chọn phương thức "Ghi nhận thành công" [image_4ed94b.jpg]. Hệ thống sẽ tự động rà soát toàn bộ hàng nghìn dòng dữ liệu trong file Excel, tự động bắt cặp khớp mã với các phiếu thu đang ở trạng thái chờ và thực hiện lệnh gạch nợ đồng loạt chỉ trong một lần xử lý [image_4ed94b.jpg].

💡 QUY TẮC PHÂN BỔ DÒNG TIỀN KHI GẠCH NỢ THỦ CÔNG (LUỒNG BUSINESS LOGIC)

Khi bấm nút "Ghi nhận đã chọn" hàng loạt hoặc phê duyệt thủ công từng đơn [image_4edca7.jpg], hệ thống Demego sẽ tuân thủ nghiêm ngặt theo thuật toán xử lý luồng nợ quy định tại phần Header hướng dẫn ở hình image_4edca7.jpg:

  1. Trường hợp "Kèm hoá đơn" (Match chuẩn): Hệ thống thực hiện chọn các hóa đơn của cùng một căn hộ và cùng một đối tượng thu $\rightarrow$ Chuyển trạng thái giao dịch thành Pending $\rightarrow$ Kế toán/BQL xác nhận $\rightarrow$ Dòng tiền tự động Ghi ví căn đồng thời thực hiện Gạch nợ trực tiếp cho hóa đơn đó [image_4edca7.jpg].

  2. Trường hợp "Nạp ví" (Không chọn hóa đơn cụ thể): Hệ thống ghi nhận giao dịch chuyển tiền sang trạng thái Pending $\rightarrow$ Thực hiện xác nhận $\rightarrow$ Toàn bộ số tiền thu được sẽ được đổ trực tiếp vào tài khoản số dư của căn hộ (Chỉ ghi ví căn) để phục vụ khấu trừ tự động cho các phát sinh phí ở các kỳ kế tiếp [image_4edca7.jpg].