Hướng dẫn sử dụng chức năng “thẻ cư dân, thẻ phương tiện”
Mục đích, ý nghĩa của chức năng:
Cho phép người dùng cấp phát thẻ cư dân, thẻ phương tiện, tích hợp phương tiện vào thẻ cư dân, gia hạn phương tiện
Các bước thực hiện:
1. Cấp phát thẻ tích hợp cho cư dân
Cấp phát thẻ cư dân ( không tích hợp phương tiện)- Từ chức năng căn hộ
Bước 1: Đăng nhập hệ thống → Tại thanh menu chọn “Cư dân” → Chọn “Căn hộ”
Bước 2: Cách 1: Tại màn hình danh sách mặt bằng → Chọn icon cấp phát thẻ cư dân cho căn hộ người dùng muốn cấp phát thẻ
Cách 2: Tại màn hình danh sách mặt bằng → Chọn xem chi tiết căn hộ mà người dùng muốn cấp phát thẻ
Hệ thống hiển thị màn chi tiết mặt bằng —> Tại bảng thông tin nhân khẩu → Chọn tab thẻ tích hợp để cấp thẻ cư dân
Tại đây chon “Đăng ký thẻ”
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop-up danh sách thẻ có trong kho ( tạm gọi là thẻ trắng)
Cho phép người dùng chọn thẻ cư dân cấp phát cho căn hộ này bằng cách click vào icon xem tương ứng với mã seri của thẻ
Có thể tìm kiếm mã seri bằng cách nhập giá trị tương đối, gần đúng vào ô tìm nhanh→ bấm enter từ bàn phím hoặc chọn kính lúp
Cho phép chuyển trang, chọn số lượng hiển thị trên 1 trang
Bước 4: Sau khi chọn mã seri cấp phát thẻ cho căn hộ này → Hệ thống hiển thị sang màn “Gán thẻ cư dân”
Tại đây cho phép người dùng chọn khách hàng đứng tên cho thẻ này ở trường “Khách hàng”
Cho phép thoải mái tích hợp phương tiện vào thẻ cư dân tại trường phương tiện đăng ký ( sẽ nói ở phần sau)
Bước 5: Cho “Lưu” để cấp phát thẻ cho căn hộ/ cư dân này
Chọn icon “X” để hủy bỏ việc cấp phát thẻ, quay lại màn trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, thẻ được cấp phát thành công, hiển thị ở tại tab “Thẻ tích hợp”
2. Cấp phát thẻ cư dân ( không tích hợp phương tiện)- Từ chức năng khách hàng
Bước 1: Đăng nhập hệ thống → Chọn “Căn hộ” → Chọn “Khách hàng” → chọn tab “Cư dân”
Bước 2: Chọn icon cấp phát thẻ cư dân tương ứng với cư dân được cấp phát thẻ
Bước 3: Hệ thống hiển thị “Danh sách thẻ” có trong kho. Cho phép chọn thẻ bằng cách chọn icon xem
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn gán thẻ
Tại đây, người dùng chọn căn hộ mà cư dân muốn cấp phát thẻ
Ngoài ra cho phép tích hợp phương tiện vào thẻ ( sẽ nói ở phần sau)
Sau đó, chọn “Lưu” để cấp phát thẻ cho cư dân , chọn icon “X” để hủy việc gán thẻ quay lại màn trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, thẻ được cấp phát cho cư dân của căn hộ vừa chọn.
Có thể xem danh sách ở chi tiết căn hộ - tab thẻ tích hợp,
Hoặc xem ở chi tiết khách hàng - tab thẻ đã cấp
3. Cấp phát thẻ cư dân (có tích hợp phương tiện)- Từ chức năng căn hộ
Cách 1: Tích hợp trực tiếp từ khi cấp phát thẻ cư dân
Bước 1: Đăng nhập hệ thống → Tại thanh menu chọn “Cư dân” → Chọn “Căn hộ”
Bước 2: Cách 1: Tại màn hình danh sách mặt bằng → Chọn icon cấp phát thẻ cư dân cho căn hộ người dùng muốn cấp phát thẻ
Cách 2: Tại màn hình danh sách mặt bằng → Chọn xem chi tiết căn hộ mà người dùng muốn cấp phát thẻ
Hệ thống hiển thị màn chi tiết mặt bằng —> Tại bảng thông tin nhân khẩu → Chọn tab thẻ tích hợp để cấp thẻ cư dân
Tại đây chon “Đăng ký thẻ”
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop-up danh sách thẻ có trong kho ( tạm gọi là thẻ trắng)
Cho phép người dùng chọn thẻ cư dân cấp phát cho căn hộ này bằng cách click vào icon xem tương ứng với mã seri của thẻ
Bước 4: Sau khi chọn mã seri cấp phát thẻ cho căn hộ này → Hệ thống hiển thị sang màn “Gán thẻ cư dân”
Tại đây cho phép người dùng chọn khách hàng đứng tên cho thẻ này ở trường “Khách hàng”
Để tích hợp phương tiện,tại trường “phương tiện đăng ký” người dùng chọn phương tiện tại đây, nếu chưa khai báo thông tin phương tiện nào thì chọn nút
Hệ thống hiển thị màn “Cập nhật phương tiện” để khai báo nhanh tại đây
Chọn/ nhập đầy đủ các trường hợp lệ . sau đó chọn “Lưu”
Khai báo thành công, và chọn phương tiện vào trường “phương tiện đăng ký” ( có thể khai báo- chọn nhiều phương tiện tích hợp vào 1 thẻ)
Bước 5: Cho “Lưu” để cấp phát thẻ cho căn hộ/ cư dân này
Chọn icon “X” để hủy bỏ việc cấp phát thẻ, quay lại màn trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, thẻ được tích hợp cấp phát thành công, hiển thị ở tại tab “Thẻ tích hợp”
Cách 2: Cấp thẻ cư dân trước, tích hợp phương tiện vào sau
Bước 1: Cách 1: Tại màn hình chi tiết căn hộ - tab thẻ tích hợp → Chọn icon gán phương tiện tương ứng thẻ muốn gán
Cách 1: Truy cập chức năng quản lý thẻ → tại tab thẻ tích hợp → chọn icon gán phương tiện
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn “Gán phương tiện”
Tại trường phương tiện đăng ký chọn phương tiện đã khai báo , nếu chưa có chọn nút để khai báo nhanh như cách 1 ở trên
Sau khi chọn phương tiện xong → chọn “thực hiện” để gán phương tiện
Phương tiện được tích hợp vào thẻ thành công
Cấp phát thẻ cư dân (có tích hợp phương tiện)- Từ chức năng khách hàng
Bước 1: Đăng nhập hệ thống → Chọn “Căn hộ” → Chọn “Khách hàng” → chọn tab “Cư dân”
Bước 2: Chọn icon cấp phát thẻ cư dân tương ứng với cư dân được cấp phát thẻ
Bước 3: Hệ thống hiển thị “Danh sách thẻ” có trong kho. Cho phép chọn thẻ bằng cách chọn icon xem
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn gán thẻ
Tại đây, người dùng chọn căn hộ mà cư dân muốn cấp phát thẻ
Chọn “Phương tiện đã đăng ký”, nếu chưa có thì sẽ khai báo nhanh bằng cách chọn nút và khai báo như cấp phát thẻ cư dân từ căn hộ bên trên
Sau đó, chọn “Lưu” để cấp phát thẻ cho cư dân , chọn icon “X” để hủy việc gán thẻ quay lại màn trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, thẻ được cấp phát cho cư dân của căn hộ vừa chọn.
Có thể xem danh sách ở chi tiết căn hộ - tab thẻ tích hợp,
Hoặc xem ở chi tiết khách hàng - tab thẻ đã cấp/ phương tiện
Cấp phát thẻ xe cho cư dân
Khai báo phương tiện
Bước 1: Đăng nhập hệ thống → Chọn “Lễ tân” → Chọn “Tra cứu phương tiện” → chọn “Tab tra cứu”
Bước 2: Tại tab tra cứu → Chọn “Thêm phương tiện”
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop-up “Cập nhật phương tiện”
Hãng xe: Load từ master data hãng xe - Chọn 1 giá trị
Dòng xe: Load từ master data dòng xe- theo hãng xe chọn trước đó- Cho 1 giá trị
Màu sắc: Nhập màu xa - freetext
Biển số xe: Nhập biển số xe - freetext
Nhóm phương tiện: Load từ master data phương tiện - chọn 1 phương tiện
Số đăng ký: Nhập số đăng ký xe - freetext
Ngày đăng ký: Tự động load ngày hiện tại
Chỗ ngồi: Nhập số
Checkbox báo cắt: Nếu chọn sẽ hiển thị trường ngày báo cắt - chọn nhập ngày báo cắt ( nếu có báo cắt - khi chốt hóa đơn hệ thống sẽ căn cứ vào đây để sinh hóa đơn hay k)
Đối tượng: chọn khách hàng hoăc nhân viên
Căn hộ: Load từ chức năng căn hộ - chọn 1 căn hộ
Khách hàng: Load từ chức năng khách hàng- ( theo căn hộ đã chọn trước đó nếu có) - chọn 1 khách hàng
Bước 4: Chọn “Lưu” để khai báo phương tiện
Chọn icon “X” để hủy thao tác khai báo
Hệ thống hiển thị thông báo lưu thành công - phương tiện được khai báo hiển thị lên đầu danh sách ở trạng thái “Khóa”
Cấp phát thẻ phương tiện- Từ chức năng tra cứu phương tiện
Bước 1: Tại tab tra cứu phương tiện → chọn icon gán thẻ phương tiện tương ứng phương tiện người dùng muốn cấp phát thẻ ở trạng thái khóa
Bước 2: Hệ thống hiển thị pop-up danh sách thẻ trắng tồn tại trong kho
Cho phép người dùng chọn thẻ bằng cách click vào icon xem
Bước 3: Hệ thống hiển thị sang màn “Gán thẻ phương tiện”, người dùng xác nhận lại phương tiện muốn gán vào mã thẻ đã đúng chưa . sau đó chọn “Lưu”
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, phương tiện đã được gán vào thẻ, phương tiện chuyển sang trạng thái hoạt động
Có thể xem ở chức năng chi tiết căn hộ - tab thẻ xe
Chi tiết khách hàng - tab phương tiện
Cấp phát thẻ phương tiện- Từ chức năng căn hộ
Bước 1: Truy cập chức năng căn hộ → chọn xem chi tiết căn hộ muốn cấp thẻ phương tiện
Bước 2: Chọn tab thẻ xe → chọn “Đăng ký thẻ”
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn danh sách thẻ trắng - tồn tại trong kho
Cho phép chọn thẻ bằng cách click vào icon xem
Bước 4: Hệ thống hiển thị màn “Gán thẻ phương tiện”
Tại trường phương tiện đăng ký chọn phương tiện ( nếu chưa có phương tiện nào có thể khai báo phương tiện nhanh tại nút
Sau khi chọn phương tiện đăng ký xong, chọn “Lưu” để cấp thẻ phương tiện, chọn”X” để hủy thao tác, quay lại màn trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, cư dân được cấp phát thẻ phương tiện thành công
Cấp phát thẻ phương tiện- Từ chức năng khách hàng
Bước 1: Truy cập chức năng khách hàng → Tại màn danh sách → chọn icon gán thẻ xe tương ứng với khách hàng mà người dùng muốn cấp thẻ
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn danh sách thẻ - tồn tại trong kho
Bước 3: Chọn thẻ xe cấp phát bằng cách click vào icon xem
Bước 4: Hệ thống hiển thị màn “Gán thẻ phương tiện”
Người dùng chọn phương tiện đã đăng ký ( trường hợp chưa đăng ký có thể đki khai báo nhanh bằng cách click vào nút để đki rồi quay lại chọn phương tiện đã đki)
Bước 5: Chọn “Lưu” để hoàn thành cấp phát thẻ xe
Chọn “X” để hủy bỏ việc cấp thẻ, quay lại bước trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”,, cấp phát thẻ phương tiện thành công
Cấp phát thẻ xe cho khách ngoài
Bước 1:: Truy cập chức năng khách hàng → chọn tab “Khách vãng lai”
Bước 2: Hiển thị danh sách khách vãng lai . Tại đây chọn icon gán thẻ phương tiện tương ứng với khách muốn cấp phát thẻ phương tiện
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop-up danh sách thẻ - tồn tại trong kho
Cho phép chọn mã thẻ muốn gắn bằng cách chọn icon xem
Bước 4: Hệ thống hiển thị màn Gán thẻ phương tiện
Đối tượng sử dụng: Mặc định khách vãng lai
Khách hàng: Tự động load ra khách hàng người dùng đang thao tác
Phương tiện đăng ký: Chọn phương tiện đã đki ( nếu k có chọn nút bên cạnh để khai báo nhanh tại đây)
Bước 5:Chọn “Lưu” để hoàn thành việc cấp thẻ phương tiện cho khách
Chọn icon “X” để hủy việc cấp phát thẻ phương tiện, quay lại màn hình trước đó
Hệ thống hiển thị thông báo “Lưu thành công”, đồng thời quay lại màn danh sách
Thẻ được cấp phát thành công
Gia hạn phương tiện
Bước 1: Cách 1: Từ màn hình chi tiết căn hộ - Tab danh sách phương tiện → Chọn icon gia hạn
Cách 2: Truy cập chức năng tra cứu phương tiện → Tại đây chọn icon gia hạn tương ứng với phương tiện cần gia hạn
Bước 2: Hệ thống hiển thị pop-up gia hạn phương tiện
Tính phí từ ngày: Mặc định đầu tháng hiện tại , cho phép sửa sang ngày khác
Thời hạn sử dụng: Load từ master data thời hạn sử dụng- cho phép chọn
Ngày hết hạn mới: hệ thống tự động tính = ngày tính phí + thời hạn sử dụng
Bước 3: Chọn gia hạn thủ công để gia hạn phương tiện
Chọn gia hạn theo hóa đơn để gia hạn có kèm theo hóa đơn
Chọn icon “X” để hủy bỏ gia hạn, đồng thời tắt pop-up
Chọn gia hạn thủ công để gia hạn phương tiện → Hệ thống hiển thị thông báo “Gia hạn thành công”, phương tiện đã được gia hạn
Chọn gia hạn theo hóa đơn → hệ thống tự động sinh 1 hóa đơn cho phí xe theo thời hạn sử dụng người dùng chọn
Note: Gia hạn theo hóa đơn chỉ áp dụng cho thẻ khách vãng lai
Lưu ý:
1. Đối với thẻ xe cư dân tháng đầu lễ tận tự thủ công tạo phiếu thu tiền nếu có phí và gia hạn phương tiện ( VD: Cư dân đăng ký 2 tháng thì thu tiền 2 tháng, 1 tháng thu 1 tháng, tự tính toán tạo phiếu thu tay)
Các tháng tiếp theo nếu phương tiện này k có báo cắt, ban quản lý vào phần chức năng hóa đơn để chốt hóa đơn, phí sẽ tự động được sinh ra ( thu tiền cho tháng 2 thì chốt tháng 2, hệ thống sẽ sinh hóa đơn thu T1, vì xe phí xe phải nộp tiền trước
2. Đối với thẻ xe khách vãng lai, ban quản lý hoàn toàn tự động thu phí khi gia hạn hoặc tự tạo phiếu thu phí tại chức năng phiếu thu